Checkliste für Ihre Weihnachtsfeier!
„Last Christmas, I gave you my heart.
But the very next day you gave it away…“
Die ersten Weihnachtslieder werden im Radio auf und ab gespielt, der Handel preist seine Weihnachtsrabatte an und der leckere Duft von gebrannten Mandeln liegt in der Luft. Doch viele von uns können die besinnliche Vorweihnachtszeit nicht genießen – sie stecken mit in der Planung der Weihnachtsfeier für die Firma, den Verein oder die Freunde. Für viele Verantwortliche bedeutet dies Stress. Inspiriert von unseren B2B und B2C Kunden haben wir eine Checkliste für die Umsetzung und Durchführung Ihrer Weihnachtsfeier in Kürze zusammengefasst.
1. Checkliste Budget
Wie hoch ist das Budget für die Weihnachtsfeier? Legen Sie ein festes Budget pro Teilnehmer fest. Daran orientieren sich alle Details der weiteren Planung der Weihnachtsfeier. Die Größe des Budgets entscheidet letztlich über das Catering, das Entertainment Programm und die Event-Location.
Kostenfaktoren sind:
- Einladungskarten
- ggf. Miete externer Veranstaltungsraum
- Catering
- Dekoration der Event-Location
- Event Equipment & Möblierung (Mietmöbel, Tanzboden, LED Tresen, Stehtische, Terrassenheizer, roter Teppich)
- Veranstaltungstechnik (Licht, Ton, Bühne, Videowand, Eventtechnik)
- Rahmenprogramm (DJ, Band, Künstler, Moderation)
- Externes Personal (Veranstaltungstechniker, Hostessen, Fotograf)
- Give-Aways
- ggf. An- und Abreise zum Veranstaltungsort
2. Checkliste Teilnehmermanagement & Motto
Selbstverständlich sollen die Mitarbeiter zur Weihnachtsfeier eingeladen werden. Darüber hinaus kann das Teilnehmermanagement auf weitere Personengruppen erweitert werden.
- Begleitpersonen
- Freelancer
- Geschäftspartner
Stellen Sie sich zudem die Frage, ob die Weihnachtsfeier förmlich oder unkonventionell gestaltet werden soll, ob es ein Motto gibt, welches es umzusetzen gilt und ob Sie eine Tagesveranstaltung oder ein Abend-Event planen.
3. Checkliste Termin
Kommunizieren Sie den Termin frühzeitig und versenden Sie „Save-the-Date“ Infos.
- Optimal kurz vor den Feiertagen
- Als bester Tag hat sich der Freitag bewährt
- Achten Sie auf Parallelveranstaltungen, Brückentage, Ferientermine, interne Termine
4. Checkliste Veranstaltungslocation
Sofern es geeignete Räumlichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens gibt und Ihnen ausreichend Manpower zur Verfügung steht, bietet es sich natürlich an die Weihnachtsfeier im Betrieb zu organisieren. Unabhängig davon, ob die Weihnachtsfeier innerbetrieblich ausgestattet oder eine externe Event-Location für eine größere Teilnehmeranzahl gemietet wird, sollten folgende Aspekte beachten werden:
- Erreichbarkeit und Parkplatzmöglichkeiten der Location, ggf. einen Shuttle Service organisieren
- Räumliche Ausstattung der Location (Rednerpult, Bühne, Stehtische, Bestuhlung, Tische, Festzelt-Garnituren, Podium, Größe der Tanzfläche, Dekoration)
- Ist ausreichend Veranstaltungstechnik in der Location vorhanden oder sollte weiteres technisches Equipment gemietet werden (Mikrofon, Beschallungsanlage, Mischpult, Beamer, Leinwand, Beleuchtung)
- Inhouse Catering
- Service Personal
- Garderobe
5. Checkliste Einladung
Die Internen und externen Einladungsschreiben sollten circa 6 Wochen vor der Veranstaltung versendet werden. Folgende Informationen sollte die Einladung enthalten:
- Art der Veranstaltung / Thema / Anlass
- Datum, Uhrzeit, Dauer der Weihnachtsfeier
- Location der Weihnachtsfeier (ggf. mit Anfahrtsbeschreibung, Hinweis auf Parkmöglichkeiten
- Begleitpersonen wie z. B. Ehepartner
- Ansprechpartner für Rückfragen angeben
- Dresscode
- Informationen zum Ablauf & Programm
- Anmeldefrist terminieren
6. Checkliste Veranstaltungstechnik
Um eine optimale technische Durchführung Ihrer Weihnachtsfeier zu gewährleisten, prüfen Sie vorab, ob sich die passende Veranstaltungstechnik in Ihrem internen oder extern gemieteten Veranstaltungsraum befindet.
- Ton- bzw. Audiotechnik (PA Anlage, Mischpult, Mikrofon, Headsets, Beschallungsanlage)
- Lichttechnik (Strahler, Spots, Moving Heads, Schweinwerfer, Nebelmaschinen)
- Videotechnik (LED Videowand, Beamer, Leinwand, Dia-Projektor, Monitore)
- Bühnentechnik (Podeste, Bühnenzubehör)
- DJ Technik (CD-Player, Zuspielgeräte, Musik, Lautsprecher)
7. Checkliste Catering
Mit einem vollen Bauch feiert es sich ausgelassener. Achten Sie daher auf folgende Aspekte bei der Bewirtung.
- Menü oder Büffet
- Vegetarier
- Gemeinsames Kochen als Teambuilding Maßnahme
- Getränkeauswahl & Getränkepauschale
- Religiöse und kulturelle Besonderheiten
8. Checkliste Rahmenprogramm
Künstler, Shows und Live Bands? Das Rahmenprogramm kann sehr vielfältig sein. Ihrer Phantasie sind hierbei keine Grenzen gesetzt.
- Moderator
- Professioneller DJ oder Live Band
- Showeinlagen durch Comedians, Feuerkünstler, Musiker, Sänger
- Firmeneigene Aufführungen
- Ansprachen bzw. Firmenbeiträge
- Die Musik ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Party – treffen Sie die Musikauswahl gemeinsam mit dem DJ, Künstler oder Ihrem Veranstaltungstechnik Dienstleister
Jetzt heißt es feiern und genießen!